Manuale di gestione di archivio e protocollo

Il Comune di Como ha approvato con delibera di Giunta numero 227 del 26/07/2010 l’adozione del Manuale per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi.
Il Manuale di Gestione, ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31 ottobre 2000, è obbligatorio per ogni ente pubblico e reca le regole tecniche per il protocollo informatico. Esso disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione, archiviazione e conservazione dei documenti, oltre alla gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi dell’ente.
In particolare il Manuale di Gestione del Comune di Como regola:

• le norme di sicurezza dei documenti informatici;
• le modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all’interno e all’esterno dell’amministrazione;
• la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni;
• l’indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti;
• l’indicazione delle regole delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo;
• l’elenco dei documenti esclusi dal protocollo;
• il sistema di classificazione dei documenti; 
• le modalità di produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo;
• la descrizione funzionale e operativa del sistema di protocollo informatico;
• i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali;
• le modalità di utilizzo del registro di emergenza.